آژانس املاک به طور خلاصه به عنوان واسط بین خریداران و فروشندگان املاک یا مستاجرها و مالکان فعالیت می‌کنند. آژانس‌های املاک و مستغلات با داشتن مجوز از سوی دولت، می‌توانند در قراردادهای خرید و فروش و رهن و اجاره املاک و مستغلات مذاکره و فعالیت داشته باشند. اساس کار یک آژانس املاک موفق، براساس قانون آمار و احتمالات است. یکی از مهمترین وظایف مدیر آژانس املاک در یک آژانس کوچک این است که فهرستی از فایل‌های فروشی، رهن و اجاره را تهیه کرده و در اختیار متقاضیان قرار دهند. البته در آژانس‌های گوناگون، وظایف تغییر می‌کند. در این مقاله به بررسی انواع آژانس‌های املاک و وظایف مدیر آژانس املاک می‌پردازیم.
از دیگر وظایف مدیر آژانس املاک این است که مشتریان را در فرایند معاملات همراهی کرده یا این کار را برعهده مشاوران و مدیران رنج خود قرار دهد. امروزه آژانس‌های املاک و مستغلات علاوه بر موارد مرسوم، فایل‌های خود را در پلتفرم‌های آگهی مانند دیوار و شبکه‌های اجتماعی به صورت آنلاین معرفی می‌کنند.
فهرست مطالب
انواع آژانس‌های املاک
آژانس‌های سنتی را می‌توان همان مغازه‌های بر خیابان دانست که از سال‌ها پیش در این صنعت فعالیت می‌کنند. رفتار این آژانس‌ها اغلب توام با مشتری‌مداری و فایل‌های شخصی محلی هستند. عملکرد این آژانس‌ها، دریافت فایل از مشتری‌ها و همسایگان به صورت حضوری و سرویس به مشتریان حضوری یا همسایگان و آشنایان است.
آژانس‌های کاملا سنتی، در شهرهای بزرگ با وجود سیستم‌های نوین اطلاعاتی همچون ابزارهای فایل‌یابی، شبکه‌های اجتماعی، روزنامه‌های کثیر‌الانتشار و تعداد بالای آژانس‌ها و مشاوران، در امر دلالی ملک بحران‌های زیادی دارند. این نوع آژانس‌ها اغلب به‌دلیل به دلیل درآمد پایین، هیچ گونه قدرت رقابتی و کشش جذب پرسنل یا هزینه‌های اضافی را ندارند. مگر آن که با سرمایه خودشان یا دیگری به امر خرید و فروش بپردازند. آژانس‌های سنتی قدمت چندین ساله دارند؛ اما عمر سازمانی آن‌ها تاحدودی به سر رسیده است. وظایف مدیر آژانس املاک در این نوع املاک محدود است.
آژانس‌های بزرگ با چندین مشاور و مدیر رنج، امروزه فرصت‌های بیشتری برای پیروزی در رقابت دارند. این آژانس‌ها به‌نام دپارتمانی هم شناخته می‌شوند. آژانس‌هایی که با ساختار بزرگ‌تر و مدرن‌تر کار می‌کنند، از ابزارهای مدرن‌تر مانند دیجیتال مارکتینگ هم بهره‌برداری بیشتری دارند. وظایف مدیر آژانس در این ساختارها بسیار بیشتر و پیچیده‌تر است.
چارت سازمانی در املاک
به‌صورت مرسوم، به تازه واردان آژانس املاک که فاقد تجربه هستند، گاید گفته می‌شود. این افراد پس از طی یک دوره زمانی به علاوه بازدید و کارشناسی حداقل ۶۰ آدرس (فایل) به درجه‌ای می‌رسند که فقط می‌توانند به مشتریان سرویس بدهند. گاید پس از عقد اولین قرارداد ملکی به یک مشاور تازه‌کار غیر حرفه‌ای تبدیل می‌شود. بعد از انجام چندین قرارداد اجاره و حداقل ۲ یا ۴ معامله فروش، مشاور غیرحرفه‌ای با طی دوره‌های خاص به مشاور حرفه‌ای تبدیل می‌شود.
با گذشت دو سال و انجام کار مستمر، مشاور حرفه‌ای تبدیل به سرپرست می‌شود. در این زمان می‌تواند هدایت تعدادی مشاور تازه‌کار را بر عهده بگیرد. البته این سرپرست حق جمع کردن معامله و انجام مذاکرات نهایی با طرف مقابل معامله را ندارد. سرپرست پس از مدت زمانی که بستگی به تعداد جلسات و نشست‌های او دارد و به مرور تبدیل به یک سرپرست با قابلیت مدیریت قرارداد، می‌شود. اصطلاحا به این سرپرست قرارداد، مدیر قرارداد نیز گفته می‌شود.
مدیر قرارداد به مرور زمان و بر اثر کسب تجربیات فراوان در زمینه استخدام، هدایت و آموزش پرسنل و با انجام نشست‌های فراوان به مدیر معاملات ارتقا پیدا می‌کند. به طور معمول یک مدیر معاملات چندین رنج (سرپرست و مدیر قرارداد) را رهبری می‌کند. در نهایت با تعدد رنج‌ها و گذشتن از حد معینی یکی از مدیران معاملات که استعداد را در رهبری و هدایت نیروها به منصه ظهور رسانده، مدیر شعبه می‌شود. وظایف این مدیر آژانس املاک متعدد است و اصطلاحا این شخص توانایی هدایت چندین مدیر معاملات را از هر لحاظ دارا است.
وظایف مدیر آژانس املاک
مدیر املاک شخصی است که مکان و تجهیزات آژانس متعلق به وی بوده و پرسنل ثابت، او را کارفرما می‌نامند. اگر به عنوان مدیر آژانس املاک فعال هستید، در وهله اول باید دارای شخصیتی دلسوز، وفادار، مهربان با پشتکار فراوان، با انضباط و مقتدر باشید. همچنین سعی در جهت تحقق اهداف گروه، از وظایف مدیر آژانس املاک به شمار می‌آید. به عنوان مدیر آژانس املاک باید با کارکنان خود دوست باشید. باید با آنان به گونه‌ای رفتار کنید که بدون ترس، مشکلات کاری خود را با شما در میان بگذارند. در صورت امکان با کارکنان خود جلسات هفتگی برگزار کنید تا مشاوران مشکلات و پیشنهادات خود را مطرح کنند.
به عنوان مدیر آژانس املاک، باید بعد از تایم کاری یا هر زمانی که نیاز باشد، در دفتر حضور پیدا کنید. چنانچه در جایگاه مدیر داخلی آژانس املاک هستید، باید در تمام مراحل مدیریت خود، با مدیر ارشد در تعامل بوده و از هر اقدام خودسرانه خودداری کنید. آموزش به مشاوران املاک از دیگر وظایف مدیر داخلی محسوب می‌شود. آموزش صفر تا صد مشاوران از موضوعات اجتماعی، مدنی، فرهنگی گرفته تا روابط عمومی و … از جمله این آموزش‌ها به شمار می‌آید.
مدیر داخلی بعد از اتمام تمامی این آموزش‌ها باید نظارت کامل بر مشاوران خود داشته باشد. منظور از نظارت، نحوه برخورد مشاوران با مشتری اعم از مالک یا افرادی است که جویای ملک هستند. همچنین وی نظارت بر ساعت ورود و خروج و حق کمیسیون مشاوران املاک را نیز به عهده دارند. عملکرد کارکنان مانند منشی، آبدارچی، استخدام عزل، توبیخ، جریمه، پاداش و … نیز از وظایف مدیر داخلی به شمار می‌رود.
ارائه گزارش عملکرد مشاوران مانند تعداد آگهی‌ها، تعداد قراردادها، تعداد فایل‌های شخصی، تعداد مشتریان، نحوه اقدام‌های انجام شده و غیره به مدیر آژانس، وظیفه دیگر مدیر داخلی است. اگر شما مدیر قرارداد آژانس املاک هستید، تمامی معاملات با صلاحدید شما انجام می‌پذیرد. در آژانس‌های بزرگ املاک مدیر قرارداد، چند رنج یا یک رنج را برعهده می‌گیرد. کار اصلی شما به عنوان مدیر قرارداد، جمع کردن قراردادها و انجام تشریفات پس از پسندیدن طرف معامله و تشکیل جلسه مربوط است. در ضمن مدیر قرارداد سرپرست‌های خود را نیز علاوه بر هدایت و مدیریت، با صلاحدید مدیر معاملات استخدام می‌کند.
مدیر معاملات آژانس املاک مسئول کلیه پرسنل پورسانتی و کنتراتی در آژانس است. در ضمن مسئولیت استخدام و آموزش را نیز برعهده دارد و از صفر تا ۱۰۰ یک معامله تحت نظارت و با دستورالعمل وی به انجام می‌رسد.
مدیران مشاور در آژانس مشاور املاک، مشاورانی هستند که پست‌های مدیریتی دارند یا می‌توانند در جلسات، قراردادها را به انجام برسانند و احتیاجی به کمک سایر مدیران ندارند. در آخر شخصی که مسئولیت و مدیریت مستقیم مدیر معاملات و مدیر داخلی را برعهده دارد، مدیر شعبه مشاور املاک به شمار می‌آید.
درس مرتبط: مباشر املاک کیست و چه وظایفی در آژانس دارد؟
جمع بندی وظایف مدیر آژانس املاک
باید توجه داشت آژانس‌های املاک دارای چارت سازمانی مخصوص به خود هستند که از مشاوران تازه کار (گاید) شروع شده و به بالاترین رتبه یعنی مدیر آژانس املاک خاتمه می‌یابد. هرکدام از این افراد دارای وظایف خاص خود هستند. مهمترین آن سعی در جهت پیشرفت اهداف گروه است که از وظایف مدیر آژانس املاک محسوب می‌شود.
