آژانس‌های املاک از گذشته تا کنون در سراسر جهان شامل سلسله مراتبی هستند که وظایف کارکنان را مشخص می‌کنند. چارچوب سازمانی آژانس املاک ساختاری را به منظور افزایش بهره‌وری سازمانی، فراهم میکند. بسیاری از آژانس‌های املاک و مستغلات با فرآیندها و رویه‌هایی کار می‌کنند که ترکیبی از سنت و روش‌های جدید است. در این مطلب آکادمی املاک دیوار شما را با مرسوم‌ترین انواع چارچوب سازمانی آژانس املاک آشنا می‌کنیم.
فهرست مطالب
چارچوب سازمانی آژانس املاک در ایران
در ایران اغلب روش‌هایی در مدیریت آژانس‌های املاک و مستغلات پیاده می‌شود که در آن همکاری موقت یا دائمی با مشاوران املاک، وجود دارد. قراردادهای مشاوران املاک و مستغلات تابعی از قراردادهای کار مرسوم هستند. با این وجود در ایران به صورت غیررسمی همکاری با مشاوران در شیوه‌های عدم استخدامی نیز وجود دارد.
قراردادهای موجود در ساختارهای سنتی ایران، تفاوت‌هایی از جمله ساعت کار و میزان کمیسیون دارند. حتی در برخی موارد، حقوق ثابتی به مشاوران پیشنهاد می‌شود که چندان مورد علاقهٔ آنان نیست. زیرا میزان کار آن‌ها در نظر گرفته نمی‌شود. اغلب قراردادهای موجود، بندهای قانون اداره کار را شامل می‌شوند. در این شرایط ثبات نسبی وجود دارد و مشاوران از امنیت شغلی بالاتری برخوردار می‌شوند.
در شیوه‌هایی که همکاری مشاوران با یک آژانس با مذاکره و توافق پیش می‌رود، مشاوران امنیت شغلی پایین‌ترین دارند. از مزایای این روش می‌توانیم به بالاتر رفتن احتمال درآمد مشاوران، اشاره کنیم. مدیران در روش‌های توافقی اغلب سهمی از کمیسیون قرارداد را به مشاور پیشنهاد می‌دهند. به بیان دیگر، در این روش مشاور استقلال خود را حفظ میکند، اما باید تلاش زیادی برای پیدا کردن و جوش دادن معامله‌ها داشته باشد.
انواع چارچوب سنتی آژانس املاک و مستغلات
در هر صنعتی رویکردی استاندارد و قابل قبول برای ادارهٔ یک تجارت وجود دارد. ضعف‌ها و مشکلات هر روشی باعث می‌شود که رویکردها تغییر کنند. به همین علت است که چارچوب سازمانی آژانس املاک به شکل پویایی تغییر کرده است. بسیاری از آژانس‌های املاک و مستغلات هنوز در شرایط سنتی، مدیریت و راهبری می‌شوند. مدیر در رأس مجموعه و یک تیم فروش که هرکدام مشتری‌های خود را پشتیبانی می‌کنند، اجزای اصلی این مجموعهٔ سنتی را شکل می‌دهند.
در نقش‌های سنتی، افرادی که مشتری‌ها را پشتیبانی می‌کنند، فقط روابط برقرار نمی‌کنند. آنان در عین حال برای فروش و به‌طور کلی معامله موفق هم مذاکره می‌کنند. به اصطلاح خودمانی، پای معاملات حاضر شده و با طرفین قرارداد گفت‌وگو می‌کنند. در این سبک از چارچوب سازمانی آژانس املاک، بازاریابی سنتی بخش اصلی کار را تشکیل می‌دهد. ازطرفی بازاریابی دیجیتال املاک نیز در این روش استفاده می‌شود. به هر حال اما نسخه تبلیغاتی در روش‌های سنتی، روش‌های کاملا نوین را به چالش می‌کشند.
برای دهه‌های متمادی این ساختار سنتی کار کرده است. ترکیب مناسبی از مردم، بازار خوب، تفکرات هوشمندانه و نیروهای اجرایی با توان چانه‌زنی بالا، شرایطی را ایجاد کرده که معاملات املاک در سراسر جهان، انجام شود. تصور اینکه این مدل مدیریت املاک و مستغلات از رده خارج شده، کاملا نادرست است. آژانس‌هایی که از این مدل‌ها استفاده می‌کنند، هنوز هم ایران و کشورهای دیگر موفق به کسب ده‌ها و صدها میلیون دلار سود می‌شوند.
در ساختار سنتی، نمایندگان می‌دانند که چه می‌کنند. حتی اگر شرح وظایف آن‌ها دستخوش تغییر شود هم تا حد زیادی شرایط برای آن‌ها شفاف و روشن است. مشتریان می‌توانند با نمایندهٔ خود ارتباط عمیق برقرار کنند. نمایندگان نیز می‌توانند درک عمیقی از موارد پیشنهادی خودشان ایجاد کنند. چراکه مشتری یکی از «آن‌ها» است. آژانس املاک و مستغلات اهداف و عملکرد خود را در این روش به وضوح تعیین کرده و به ساده‌ترین شکل‌ها آن را ارزیابی می‌کنند.
نکات منفی چارچوب سنتی املاک و مستغلات
در روش سنتی انتظار می‌رود که هر مشاور چندین تخصص داشته باشد. نمایندگان در این روش، آموزش محدودی دیده و به احتمال زیاد در بازاریابی استراتژیک آموزش ندیده‌اند. با تغییر بازار‌ها و تقاضاهای مصرف‌کنندگان، انتظار می‌رود که تخصص‌های بیشتری کسب شود. وقتی حضور فیزیکی مهمترین جنبهٔ کار را تشکیل بدهد، انتظار شما برای اینکه در شرایط بیماری یا تعطیلات، مشتری‌های خود را از دست ندهید، بیهوده است.
در چارچوب‌های سنتی آژانس املاک، سیستم پاداش دادن به دیگران ضعیف است و به سلیقه مدیران مربوط می‌شوند. برخی از مدیران در آژانس املاک و مستغلات، کارهای زیادی در زمینهٔ فروش یا مدیریت انجام می‌دهند، اما پاداش دادن به دیگران را مهم نمی‌دانند.
یکی از متداول‌ترین روش‌ها که باعث تکامل آژانس‌های متوسط تا بزرگ می‌شود، ساختار غلاف است. در این روش، یک عامل ارشد به صورت انتخابی یا توسط مدیر، برگزیده شده و با چند نمایندهٔ جوان کار میکند. نمایندهٔ ارشد، جوانان را آموزش می‌دهد و از مدیر تا فرد مذاکره‌کننده را درگیر میکند. در برخی آژانس‌های ایرانی معادل این نقش را به‌نام مدیر رنج می‌بینیم.
ساختار کمیسیون در آژانس‌ها متفاوت است؛ اما در روش غلاف اغلب کارآموزهای جوان درصدی از پاداش را دریافت می‌کنند. در نهایت چارچوب سازمانی آژانس املاک به شیوهٔ غلاف، به اندازهٔ کافی سابقه و تجربه دارد که به عنوان ساختاری کارآمد، شناخته شود.
در چارچوب سازمانی غلاف، آموزش به مشاوران مبتدی نقشی حیاتی دارد.
جوانب مثبت و منفی در چارچوب سازمانی غلاف
این برنامه‌ریزی در چارچوب سازمانی باعث می‌شود که آموزش در عین کار وجود داشته باشد. در این سیستم با ترک یک عامل فروش یا نمایندهٔ املاک، کار تحت تاثیر قرار نمی‌گیرد. وظایف مختلف متناسب با تجربه به افراد مختلف اختصاص داده شده و سطح تجربهٔ مشاوران به تدریج افزایش پیدا میکند. یک مشتری ممکن است چندین نقطه تماس داشته باشد. به همین علت احساس سرویس‌دهی و برقراری ارتباط با مشتری بیشتر خواهد بود.
در روش غلاف، اغلب جوانان کارهای زیادی انجام می‌دهند؛ اما بزرگ‌ترهای سازمان اعتبار کسب می‌کنند. این در حالی است که جوانان حتی حق رأی و اعمال نفوذ چندانی هم ندارند! شاید همین مورد را بتوان تنها نکته منفی ساختار غلاف دانست.
چارچوب‌های سازمانی در آژانس‌های بین‌المللی
یک رویکرد نوظهور در ساختار املاک و مستغلات، ساختارهای سنتی را کاملا دگرگون میکند. در این چارچوب شما مجموعه را مانند یک آژانس تبلیغاتی اداره می‌کنید. کارمندان مختلف تخصص‌های گوناگونی دارند و به این ترتیب در نقاط گوناگون فرآیند معاملات، با مشتری تعامل دارند.
برای این که این ساختار را بهتر درک کنیم می‌توانیم از مثالی بهره ببریم. یک مشاور املاک فردی است که تماس می‌گیرد. او برای مشتری نقش فروشنده را دارد. یک متخصص بازاریابی کسی است که فقط دانش بازاریابی استراتژیک را دارد و با مشتری ملاقات میکند. به همین ترتیب برای هر مرحله از سفر مشتری، یک نفر به‌خصوص به او مشاوره می‌دهد.
چارچوب‌های سازمانی در آژانس‌های بزرگ بین‌المللی به گونه‌ای است که شرکت خود را به عنوان یک شرکت سهامی می‌شناساند. تعداد زیادی از کارمندان در گروه‌های تخصصی و مدیریتی طبقه‌بندی می‌شوند. دستیاران و منشی‌ها زیرنظر مدیران کار می‌کنند. هر بخش یک نمایندهٔ ارشد دارد که به عنوان بخشی از مدیریت میانی، خدمت میکند. این مدیران به هیئت مدیرهٔ سازمان مرتبط هستند که شامل رئیس آژانس املاک و مستغلات (مدیرعامل) و سایر مدیران در سطح اجرایی است.
خدمات با کیفیت بالا و مبتنی بر دانش تخصصی و صلاحیت‌ها در حال حاضر یک تمایز واقعی است. یک متخصص وقت و اشتیاق لازم را دارد که خدمات را به طور مستمر متحول کند. همچنین در این روش، آژانس می‌تواند تعداد بیشتری از مشتریان را مدیریت کند.
در فرایندهای مدرن بین‌المللی، کمیسیون‌ها به طور گسترده‌ای تقسیم می‌شود. همه انتظار حقوق رقابتی دارند و شرایط بسیار پیچیده می‌شود. برای عبور از سبک‌های سنتی به این روش، آژانس‌ها آموزش زیادی می‌خواهند و اغلب دوره‌های تخصصی برگزار می‌کنند.
در ساختارهای سنتی شفافیت یکی از مزیت‌هایی است که موجب ارتباط عمیق مشتریان و مشاوران املاک می‌شود. درک عمیق از شرایط ملک، مزیت برتر این روش است. در املاک و مستغلاتی که به شیوهٔ غلاف فعالیت می‌کنند، بهره‌وری به واسطهٔ حضور افراد متخلف افزایش می‌یابد. در این روش، مشتری احساس سرویس‌دهی مناسبی را میکند.
از نظر قانونی در شرکت به شکل غلاف، اعتبار متعلق به شرکت املاک است. نیروهای مشاور از نظر قانونی مطابق با تلاشی که می‌کنند از مزیت‌ها بهره‌مند نیستند و حق رأی چندانی هم ندارند.
در روش شرکت‌های بزرگ تخصصی، مزیت جذب مشتریان زیاد مطرح است. کمیسیون‌ها از نظر قانونی به نحو دقیق‌تری تقسیم می‌شوند. در این حالت جذب سرمایه بیشتر است. مزیت دیگر این روش از نظر بهره‌وری افزایش سطح دانش اعضا است.
در دنیای شرکت‌های املاک و مستغلات، روش‌های گوناگون مدیریتی وجود دارد. چارچوب سازمانی آژانس املاک نشانگر نگاه مجموعهٔ مدیران یک شرکت املاک و مستغلات است. این که نیروهای همکار در شرکت با چه قراردادهایی مشغول به کار باشند تا چگونگی مدیریت و پشتیبانی مشتریان، به انواع چارچوب‌ها مرتبط است.
استفاده از روش‌های نوین مارکتینگ هم به چارچوب‌های یک سازمان بستگی دارد. چارچوب‌های سازمانی آژانس املاک گرچه تا حد زیادی سیال است؛ اما نگاه مجموعه را به روش‌های جذب مشتری و حمایت از او نشان می‌دهد.
کارشناس علوم ارتباطات اجتماعی و کارشناس ارشد پژوهش علوم اجتماعی است. مروارید سابقه تولید محتوا در حوزه‌های اجتماعی، سبک زندگی و چندرسانه‌ای را در کارنامهٔ فعالیت خود دارد. او اغلب مطالب دسته مدیریت و دانستنی را در آکادمی املاک دیوار می‌نویسد.
ساختار آژانس املاک به شیوهٔ غلاف
جوانب مثبت و منفی چارچوب آژانس‌های بین‌المللی