گاهی اوقات در محیط کار، آگاه نبودن از وظایف خود و همکاران در بخش‌های مختلف کاری، باعث می‌شود افراد درک صحیحی از کارها نداشته باشند. این ناآگاهی ممکن است باعث سوء‌برداشت و سوء‌مدیریت در محیط کار شود. کار در آژانس املاک نیز بی‌تاثیر از این مساله نیست. در آژانس‌های املاک کوچک یا بزرگ، سلسله مراتب کاری مشخصی وجود دارد. بنابراین باید وظایف هر یک از کارمندان در سلسله مراتب تعیین شده‌شان مشخص باشد. آشنایی با شرح وظایف مشاورین املاک به آنها کمک می‌کند با مسئولیت خود در محیط و وظایف کاری خود بهتر آشنا شده و از طرفی وظایف و مسئولیت‌های دیگر بخش‌های آژانس را بهتر درک کنند. بنابراین باید هر یک از کارمندان آژانس، در هر رنج و مرتبه‌ای با وظایف خود به طور کامل آشنا باشند. در ادامه با آکادمی املاک دیوار همراه باشید تا با شرح وظایف مشاورین املاک در انواع آژانس و رنج‌ها آشنا شوید.
فهرست مطالب
شرح وظایف مشاورین املاک
قبل از آشنایی با چارت سازمانی آژانس املاک و شرح وظایف مشاورین املاک در هر یک از دسته‌‌های این چارت سازمانی، باید به طور کلی با وظایف شغل مشاوره املاک آشنا شد. شما به عنوان مشاور املاک در درجه اول در جایگاه نماینده فروشنده یا نماینده خریدار هستید. شما می‌توانید خدماتی از قبیل موارد زیر را در هر سطحی ارائه دهید:
- تنظیم فهرستی از فایل‌ها مختلف برای رهن، اجاره و فروش ملک (فایل‌یابی)
- بررسی و قیمت‌گذاری ملک
- بازاریابی و تبلیغات ملک
- هماهنگی با طرفین برای بازدید از ملک
- ارائه مشاوره به خریدار و فروشنده برای کسب بیشترین سود و کمترین ضرر
- برقراری جلسه تنظیم قرارداد ملک
در یک آژانس املاک بزرگ که تعداد فایل‌های معرفی شده و خریدار و فروشنده بیشتر است، باید خدمات آژانس املاک بین افراد مختلف براساس تخصص و توانایی‌شان تقسیم شود. به همین دلیل در آژانس املاک حرفه‌ای، چارت سازمانی مشخصی سازماندهی می‌شود.
چارت سازمانی آژانس املاک
در یک آژانس املاک حرفه‌ای در راس آژانس، مالک آژانس یا مدیر شعبه آژانس قرار می‌گیرد. در اغلب موارد آژانس املاک متعلق به این فرد است و مدیریت و مسئولیت مستقیم معاملات ملک با نظارت او انجام می‌شود. البته گاهی مالک آژانس تنها وظیفه تجهیز آژانس را دارد و مسئولیت مدیریت معاملات را به مدیر شعبه واگذار می‌کند.
در مرتبهٔ بعدی ساختار سازمانی یک آژانس املاک، مدیر داخلی آژانس قرار دارد که به نحوی دست راست مدیر اصلی تلقی می‌شود. چنین فردی کار نظارت بر کلیه کارکنان و رسیدگی به امور آژانس را برعهده می‌گیرد. در ادامه بیشتر با جزئیات کار او آشنا خواهیم شد.
مدیر معاملات، مدیر قرارداد و مدیر رنج در مرتبه بعدی چارت سازمانی آژانس هستند که وظیفه آنها به طور کلی مدیریت قراردادها و معاملات و تنظیم جلسات است. در همین رتبه، مباشر املاک هم جای می‌گیرد که به‌نوعی وظایف حقوقی قراردادها را مدیریت می‌کند.
مشاوران املاک در مرتبه پایین‌تری از این مدیران قرار دارند که بعضی از آنها در دسته مشاوران حرفه‌ای بوده و عده‌ای دیگر مبتدی هستند. این مشاوران وظیفه دارند به خریدار و فروشنده برای پیدا کردن فایل مورد نظر یا مشتری مناسب، مشاوره داده و قیمت‌گذاری صحیحی روی ملک داشته باشند.
شرح وظایف مدیر آژانس املاک
مدیر آژانس در جایگاه فردی که بالاترین سمت را در آژانس املاک دارد، وظایف مهم‌تری از بقیه افراد آژانس انجام می‌دهد. در شرح وظایف مشاورین املاک در سطح مدیریتی، انواع فرایندهای برنامه‌ریزی، نظارت، کنترل و تدوین استراتژی دیده می‌شود.
مدیر آژانس باید این توانایی را داشته باشد تا در کنار مدیریت قراردادها و معاملات ملکی، نظارت کاملی بر رفتار و شیوهٔ عمل کارکنان داشته باشد. همچنین او باید مسئولیت کامل پیگیری قراردادهای ملکی، نظارت بر تعهدات دو طرف قرارداد، حل اختلاف نظر بین دو نفر و پاسخگوئی حرفه‌ای به آنها را بر عهده بگیرد. موارد دیگر در شرح وظایف مشاورین املاک در سطح مدیر آژانس یا به بیان بهتر، مهارت‌های کلیدی برای انجام وظایف، به شرح زیر است:
- آگاهی از بازار املاک
- داشتن مهارت رهبری
- آشنایی با فنون مالی و اداری
- آشنایی با فرهنگ جامعه و محله‌ای که آژانس در آن واقع شده است.
- دانش و تجربه کافی و تخصص در زمینه کاری
- آشنایی کامل به قوانین و مقررات حقوقی مربوط به حوزه املاک
- روابط حرفه‌ای با کارکنان
- بیان گفتاری و نوشتاری استاندارد
- تلاش، پشتکار، تعهد کاری
همان‌طور که گفته شد، مدیریت فعالیت مشاوران دیگر آژانس، جزو شرح وظایف مشاورین املاک در سطح مدیریت است. مدیران در آژانس‌های بزرگ، فعالیت مشاوران خود در فضای آنلاین را هم به‌خوبی مدیریت و بررسی می‌کنند. اگر در آژانس شما، از پلتفرم دیوار برای انتشار آگهی‌ها استفاده می‌شود، پیشنهاد می‌کنیم که به‌عنوان مدیر، فعالیت مشاوران خود در این سیستم را در پنل املاک دیوار مدیریت کنید. برای آشنایی بیشتر با پنل، مطلب «آموزش استفاده از پنل املاک دیوار» را بخوانید. اگر هم با پنل آشنا هستید، با کلیک روی تصویر زیر، به‌صورت رایگان ثبت‌نام کنید.
شرح وظایف مدیر داخلی آژانس املاک
مدیر داخلی آژانس به عنوان فردی که دست راست مدیر آژانس محسوب می‌شود، وظایف مختلف و مهم بسیاری دارد که از جمله این وظایف، موارد زیر است:
- اجرای صحیح قوانین وضع شده آژانس
- نظارت بر شیوه عمل مشاوران آژانس
- نظارت بر شیوهٔ عمل سایر کارمندان از قبیل منشی، آبدارچی و…
- تعیین وقت و آماده سازی طرفین قرارداد
- نظارت بر آگهی‌های منتشرشده آنلاین و آفلاین
- بایگانی قراردادها و فرم‌ها
- تلاش در جهت حل مشکلات کارکنان
- تلاش در جهت حفظ اموال آژانس املاک
- پاسخگویی در تمامی زمینه‌های کاری به مدیرعامل
- ارائه گزارش کاری کارکنان به مدیر عامل یا مدیر آژانس
شرح وظایف مشاورین املاک حرفه‌ای و مبتدی
در شرح وظایف مشاورین املاک در آژانس‌های گوناگون، چند وظیفه مهم نیز بر عهده مشاورین املاک حرفه‌ای‌تر و باسابقه‌تر آژانس است. البته در برخی آژانس‌ها هم این وظایف توسط مشاور مبتدی انجام می‌شود که برای پیشرفت او مفید خواهد بود. از جمله وظایف عبارتند از:
- بررسی فایل‌های فروش در محله و آماده کردن آنها
- بررسی و بازدید ملک از نزدیک و مشاهده جزئیات آن (مواردی از قبیل: بررسی سند، بررسی گواهی پایان کار ملک، بررسی ملک از نظر حضور مستاجر یا تخلیه بودن آن، قیمت‌گذاری ملک)
- ثبت آگهی آنلاین ملک
- بازاریابی و تبلیغات ملک
- احراز هویت خریدار و فروشنده
- تعیین جلسات قرارداد
- نظارت و مدیریت جلسات مذاکره و قرارداد ملکی
اگر به مباحث مربوط به ساختار سازمانی و پیشرفت داخلی در آژانس املاک علاقه‌مند هستید، این مطالب را هم بخوانید:
سخن آخر
همان‌طور که ذکر شد در یک آژانس املاک حرفه‌ای، هر یک از کارکنان آژانس وظایف تعریف شده و مشخصی دارند که باید بر اساس آنها عمل کنند. البته باید توجه داشت که شرح وظایف در این مطلب به صورت کلی بیان شده و در یک آژانس شاید شرح وظایف مشاورین املاک بر اساس تشخیص مدیر شعبه یا مالک آژانس متفاوت باشد. نکته‌ای که باید به آن توجه کرد، رعایت و انجام این وظایف به صورت استاندارد است. چرا که در صورت عدم رعایت وظایف از سوی هر یک از کارکنان، تمامی مجموعه تحت تاثیر قرار می‌گیرد و میزان بازدهی و پیشرفت آژانس کاهش می‌یابد.
